Для нової команди створення канви Робочої Угоди про спільну роботу - відмінна вправа, що допомагає сформувати командну ідентичність, та має вирішальне значення для успіху.

Оригінал: Kick-Off Your Agile Team With A Working Agreement Workshop
Автор: Ayman Idris

Канва, створена Аві Шнайєром (Avi Schneier) і командою Scrum Inc, спонукає команду ставити питання, які торкаються суті командної динаміки, від норм і керівних принципів, яких вони погоджуються дотримуватися, до навичок, якими вони хочуть навчитися один в одного, як вони відзначають успіх і навчаються на невдачах. У цій статті я розповім, як я адаптував канву Аві до потреб команд, яких тренував, детально зупинюся на різних елементах робочої угоди та поділюся з вами покроковим керівництвом щодо полегшення розробки угоди про спільну роботу.

Короткий огляд 8 блоків канви

Назва та девіз команди

Наявність назви команди, з якою можуть ідентифікуватись всі члени команди, є одним із аспектів створення унікальної ідентичності команди. Назва команди має бути створена (і узгоджена) командою самостійно. Є багато анекдотичних розповідей про те, як об'єднання під загальною назвою команди допомагає команді працювати набагато гладкіше та ефективно (плюс, водночас цікаво придумати відмінну назву команди!). На недавньому семінарі з робочої угоди в групі було так багато шанувальників Гаррі Поттера, що вони вирішили називатися Командою Слізерина. Ви б чули сміх, коли вони намагалися придумати цю назву!

Девіз – це крилата фраза команди. Деякі команди обирають щось, що у кількох словах передає те, що вони вважають суттю гарної командної роботи, тоді як інші вважають за краще щось глузливіше. Мені подобається спостерігати за динамікою команди і за тим, як вони дізнаються більше про один одного, намагаючись придумати девіз.

Місія команди

Канва робочої угоди дозволяє команді однією пропозицією оголосити світу, чому ця команда існує. Це дозволяє членам команди глибоко вивчити свої (і чужі) погляди на те, чому ми тут розпочинаємо цю велику справу.

Спільна розробка командної місії дає чудове уявлення про те, як кожен член команди засвоїв усі розмови та інформацію, представлену та обговорювану в рамках ініціації/початку/нульового спринту тощо.

Сильні сторони та навички

Широке розуміння наборів навичок (бізнес, технології, інструменти, міжособистісні навички тощо), доступних у команді, дає безліч переваг, у тому числі:

  • Це дозволяє команді використовувати унікальні навички своїх членів, що виходять за рамки їх посад (back-end розробник може не тільки займатися back-end розробкою - він також може мати пристойний досвід автоматизації тестування, наприклад, отриманий від попередніх проектів або з минулої кар'єри). Уявіть, наскільки корисно дізнатися про це на початку проекту.
  • Знання про поточні навички показує команді, чи є недолік у певних сферах, дозволяючи команді (і керівництву) швидко вирішити цю проблему.
  • Бачення широти знань та навичок, доступних у команді, спонукає членів команди розвивати широкі Т-подібні навички, навчаючись у своїх колег. Ви завжди хотіли вивчити певний інструмент чи технологію, наприклад, але чи завжди відчували, що у вас немає часу? Яке щастя, що один із ваших нових членів команди є експертом у цій технології!
  • Крім того, я незмінно знаходжу нові команди здивованими широтою та глибиною знань та досвіду всередині групи. Це багато в чому допомагає членам нової команди розвинути почуття пошани та вдячності один одному, а також прищепити почуття гордості за те, що вони є частиною команди.

Пробіли та можливості зростання

Як ми зможемо стати більш універсальними як команда та більш Т-подібними як індивідууми? Попередній блок надав нам важливу інформацію про знання та досвід усередині команди, а наступним кроком потрібно буде з'ясувати, що робити з цією інформацією. Наприклад, чи є якісь конкретні навички, які нам потрібні, яких немає в команді? Що ми збираємось із цим робити? Якими є наші індивідуальні цілі щодо формування більш Т-подібного набору навичок?

Святкуйте та покращуйте

У цьому блоці є дві основні теми: як ми відзначаємо успіх і як ми навчаємось на невдачах. І те, й інше важливо для створення високопродуктивної команди. Люди майже інтуїтивно розуміють, як важливо вчитися на невдачах / помилках, але переваги святкування успіху часто не беруться до уваги. Ніщо так не сприяє спільній роботі, як святкування перемог у команді та обмін успіхами один одного.

У цьому блоці канви робочої угоди команда обговорює і погоджується з тим, як вони планують отримувати уроки з невдач і святкувати успіх (наприклад, як і коли вони будуть розмірковувати над помилками, як вони збираються отримувати уроки з минулих невдач і перетворювати на дії, що успіх означає для цієї команди – як окремих осіб, так і колективу – і як вони планують відзначити його тощо).

Норми та рекомендації

Тут ми обговорюємо та колективно узгоджуємо наші основні правила: кодекс поведінки, який описує ту культуру роботи, яку ми хочемо для нашої команди. Ми підходимо до цього, описуючи, як ми повинні (і не повинні) поводитися, беручи участь у різних аспектах спільної роботи: від того, як ми проводимо зустрічі та заходи, до того, як ми вирішуємо конфлікти, розподіляємо робоче навантаження, співпрацюємо, спілкуємось, надаємо зворотний зв'язок, і т. д. Мета полягає в тому, щоб створити середовище, в якому всім буде комфортно висловлювати свою думку без страху.

Події

Як довго мають бути наші спринти? У який день і час ми повинні проводити зустрічі з планування спринту, уточнення беклогу, огляду спринту, ретроспективи спринту та щоденного скраму? Де мають проводитися ці зустрічі? Хто має бути присутнім на яких зустрічах/церемоніях? І т.п.

Висновок

Не надто намагайтеся вигадати ідеальну канву для угоди про спільну роботу. Канва робочої угоди, як і решта в контексті Agile-команди, розвивається в міру того, як ми дізнаємося більше. Чим довше ми працюємо разом, тим більше ми дізнаємося один про одного та про те, що покращує (або заважає) нашу робочу динаміку в команді. Дещо з того, що ми зараз вкладаємо в робочу основу угоди, буде страшенно неактуальним через кілька тижнів або місяців, тоді як нові речі, що з'являються (наприклад, нові доповнення до норм і керівних принципів) вимагатимуть уваги і, природно, опиняться у робочій угоді. Це показує, що ми дійсно вчимося, розвиваємось і постійно стаємо кращими.

Семінар з робочої угоди - Посібник з фасилітації (1-годинний семінар)

Ця діяльність призначена тільки для основних членів команди, тому інші зацікавлені сторони не грають у ній ролі. Під «основною командою» тут розуміються люди, які справді створюють продукт: розробники, тестувальники, аналітики, Scrum Master, Product Owner тощо.

Попросіть команду сформувати групи по 2 особи. Кожна група спочатку спробує створити основу для робочих угод самостійно, перш ніж намагатися поєднати всі різні версії в одну основу, яка представляє думки та погляди всієї команди.

Крок 1: пари, що працюють незалежно один від одного, щоб заповнити канву (20 хвилин):

  • Назва: пара проводить мозковий штурм за назвою команди і домовляється про одне.
  • Девіз: пара вигадує девіз / слоган для команди. Слоган може бути будь-яким, але лише коротким та яскравим. Пара повинна узгодити один девіз, щоб нанести на канву.
  • Місія: парний мозковий штурм відповідає питанням: «Чому існує ця команда?». Знову ж таки, двоє обговорюють свої точки зору та погоджують місію для команди, яку вони додають на канву в блоці «Місія».
  • Сильні сторони та навички
    • Спочатку пара проводить мозковий штурм всіх навичок, які вони мають на різних рівнях майстерності (від новачка до експерта), включаючи технології, бізнес, інструменти, м'які навички і т.д. Думайте широко і не обмежуйте себе лише навичками / областями, які ви знаєте.
    • Потім пара працює над тим, щоб оцінити свій рівень майстерності в кожній виявленій навичці. Одна шкала, яку вони можуть використовувати - це проста п'ятиступінчаста шкала: немає навичок - базові знання - виконує основні завдання - виконує всі завдання - навчає всім завданням.
    • Щоб візуалізувати рівень володіння людиною певною навичкою, мені подобається використовувати візуалізацію, яка відповідає 5-ступінчастій шкалі.
    • Візуалізація парою своїх навичок та відповідних рівнів майстерності виглядатиме приблизно так.
  • Навички, які ми хочемо вивчити: у яких навичках хочемо підвищити свій рівень майстерності? Пара вивчає матрицю навичок, яку вони створили на попередньому кроці, а потім визначають будь-які потенційні набори навичок, які вони хочуть покращити (або вивчити з нуля), та записують на замітку навички та рівень, яких вони хочуть досягти (наприклад, вони вже на рівні 1 і хочете бути на рівні 3) – разом зі своїми ініціалами. Одна замітка на кожну навичку, яку потрібно вивчити.
  • Святкуйте успіхи та невдачі: як і коли ми розмірковуватимемо над помилками? Як ми збираємося втілити в життя те, чого навчилися з минулих невдач? Що означає успіх для цієї команди – як окремих осіб, так і колективу – і як ми збираємось його відзначати? Проведіть мозковий штурм і запишіть на стікерах відповіді на ці запитання та інші, які пара може вигадати в рамках теми святкування успіху та невдачі та помістіть листок на канву для подальшого обговорення з іншою командою.
  • Норми та рекомендації: пара проводить мозковий штурм за правилами, які, на думку, повинні визначати, як члени команди працюють разом. Деяким командам подобається оформлювати це як список речей, які ми маємо і не повинні робити. Один із способів, яким я допомагаю командам продумати цю частину, - це просити їх озирнутися на найкращі та найгірші команди, в яких вони колись були. Намагайтеся подумати про те, що виділялося і продовжило цей досвід (позитивний чи негативний). Яка поведінка чи стосунки характеризували це командне середовище і чого ми можемо навчитися у них, щоб сформувати ту культуру, яку ми хочемо для нашої команди?
  • Події: Мета цієї частини – забезпечити, щоб регулярні зустрічі /церемонії щодо проекту були заплановані на час, зрозумілий для всіх членів команди. Якщо ви не можете прийти на роботу до 9:30, наприклад, через те, що вам потрібно залишити дітей у школі, тоді команді важливо знати про це, щоб стендап був призначений на більш вдалий час. Пара обговорює дати та час регулярних церемоній на проекті (наприклад, планування спринту по понеділках, огляди та ретроспективи по п'ятницях до 15:00, стендапи щоранку о 10:00 тощо). Їх пропозиції будуть обговорені з іншими групами та дати, час та вибрані місця повинні задовольняти потреби та обмеження всіх членів команди. Щоб розпочати розмову, ставте такі питання, як «Як довго мають тривати наші спринти?» У який день і час ми повинні проводити зустрічі з планування спринту, уточнення беклогу, огляду спринту, ретроспективи спринту та щоденного скраму? Де мають проводитися ці зустрічі? Які відвідувачі мають бути присутніми на яких зустрічах/церемоніях?

Крок 2: Сформуйте пари (тобто групи з 4 осіб), що працюють разом, щоб об'єднати свої канви (20 хвилин):

  • Попросіть команду сформувати пари (4 особи)
  • Мета полягає в тому, щоб дві пари, що складають кожну групу з 4 осіб, обговорили подібності та відмінності між їхніми двома робочими угодами, зрештою створивши одну канву робочої угоди, яка відображає ідеї обох пар.
  • Візьміть блоки один за одним і обговоріть для кожного блоку, як ці дві пари вирішили проблему (наприклад, назва команди, мета, навички і т.д.). Пари по черзі представляють те, що вони розробили, та своє обґрунтування. Дві пари беруть участь у розмові, обговорюють області згоди та розбіжності, різні варіанти об'єднання двох версій в одну і зрештою приходять до єдиної відповіді для кожного блоку.

Крок 3: Вся команда займається створенням однієї робочої угоди (20 хвилин):

  • Повторіть крок (2), але на цей раз усі пари збираються разом як одна команда, щоб порівняти свої варіанти і, в кінцевому підсумку, створити 1 остаточну канву робочої угоди команди.
  • Проведіть швидке голосування методом Кулак п'яти голосів, щоб оцінити рівень прихильності / віри в канву угоди про спільну роботу.
  • Якщо ви отримали 1 або 2: залучіть членів команди, які поставили ці бали, щоб спробувати зрозуміти їхню точку зору – запитайте, що потрібно зробити, щоб наблизитись до 5? Працюйте в команді, щоб включити будь-які зміни або уроки, що були зроблені з цієї діяльності, в оновлення та покращення канви робочих угод.